Jonathan Heesen

Het is een bekend patroon in de zorg: er ontstaat een knelpunt in een regionale zorgketen. De wachtlijsten lopen op, de doorstroom stagneert en de frustratie groeit. De oplossing lijkt voor de hand te liggen: "We moeten beter samenwerken, we hebben een nieuw IT-systeem nodig!" Er wordt budget vrijgemaakt, een tender uitschreven en een softwareleverancier gezocht. Maar software is geen toverstaf. Techniek lost fundamenteel wantrouwen of onduidelijke politieke belangen niet op. Sterker nog: als je een gebrekkig of diffuus proces digitaliseert, krijg je simpelweg een digitaal gebrekkig proces.

Loop een willekeurige zorgorganisatie binnen en vraag naar de instroom. De kans is groot dat er dan een Excel-sheet of een dashboard tevoorschijn komt. Keurig gesorteerd op datum, voorzien van een naam, een geboortedatum en een Burgerservicenummer (BSN, tenminste als het van de functionaris gegevensbescherming mag). Het ziet er georganiseerd uit. Het geeft grip, zo lijkt het.

Elke zorgorganisatie kent een onderverdeling in lijnmedewerkers, die in het primaire proces werken en stafmedewerkers die een ondersteunende rol hebben. Susan van Santvoort, Manager Zorgwijzer bij Cello, legt uit hoe de nieuwe software-implementatie van Entrace binnen de organisatie ervoor gezorgd heeft dat lijn en staf elkaar beter begrijpen en daardoor beter gezamenlijk aandacht kunnen geven aan de cliënt.

De belangrijkste reden van de introductie van de Wachtstatussen Langdurige Zorg, is dat in deze systematiek de wensen en behoeften van cliënten centraal staan. Hiermee wordt de noodzaak tot plaatsing duidelijker weergegeven dan  voorheen.

Vanuit eigen zorgervaring weten we hoe makkelijk het is om aanbod vóór te laten gaan op vraag. Een zorgorganisatie is immers ook ‘gewoon’ een bedrijf. Een bedrijf met afspraken met verzekeraars, zorgkantoren, gemeentes of particulieren. Een bedrijf dat een begroting heeft opgesteld en doelmatig moet zijn.

Hoe komt een zorgorganisatie tot vraaggestuurde zorgbemiddeling en wachtlijstbeheer? Hoe start je zo’n proces? Met welke elementen moet er rekening gehouden worden? En hoe richt je de organisatie vervolgens in? Alleen dan kan dit gedeelte van de cliëntreis namelijk soepel verlopen.

Welke data gebruikt u bij besluitvorming over de koers van uw zorgorganisatie? Kunt u zich dan baseren op data die meteen voorhanden is?

Organisaties worstelen vaak met het vinden van de èchte reden van onderbezetting. Als gegevens hierover ontbreken, zien we zeer regelmatig gebeuren dat de conclusie getrokken wordt dat afdeling Zorgbemiddeling/Klantadvies wat beter haar best moet gaan doen. 'Want hoe kan het zijn dat we met zo'n wachtlijst nog leegstand hebben'?

Vanuit onze dagelijkse contacten met ouderenzorgorganisaties krijgen wij regelmatig te horen, hoe belangrijk het is om je te houden aan de 13 mutatiedagen die in de Nza prestaties en zorgcontractering is opgenomen. Zijn die 13 dagen een zegen of een vloek?