Cello zet de cliënt voorop met hulp van Entrace

Elke zorgorganisatie kent een onderverdeling in lijnmedewerkers, die in het primaire proces werken en stafmedewerkers die een ondersteunende rol hebben. Susan van Santvoort, Manager Zorgwijzer bij Cello, legt uit hoe de nieuwe software-implementatie van Entrace binnen de organisatie ervoor gezorgd heeft dat lijn en staf elkaar beter begrijpen en daardoor beter gezamenlijk aandacht kunnen geven aan de cliënt.

Wat was de vraag van Cello?

Wij willen tot een zo goed mogelijk passende match komen tussen de cliëntvraag en het woon/zorgaanbod, met inzicht in de wachtlijst.

Wat was de oplossing van Entrace?
Een tool die zorgt voor transparantie in het proces van in-, door- en uitstroom van cliënten. Van matching van zorgvragen met passende zorg, wachtlijsten, cliëntrelatiemanagement voor tussentijds contact en inzicht in (beschikbare) plaatsen.

Wat is het resultaat?

Meer inzicht in data en daardoor meer aandacht voor cliënten en hun familie. Betere en snellere benutting van beschikbare zorgcapaciteit. Dat komt mede omdat lijn en staf elkaar nu beter begrijpen.

Initiële doel: wachtlijstcijfers goed weergeven

Cello biedt samen met partnerorganisaties specialistische zorg aan mensen met een verstandelijke beperking in de wijde omgeving van Vught en Den Bosch. De reden dat Cello zo’n 15 jaar geleden de hulp inriep van Entrace, was omdat er binnen de organisatie behoefte was aan goede wachtlijstcijfers in een werkbare applicatie.

Susan: “We hadden allemaal klantbriefjes en lijstjes die we handmatig bijhielden. Dat was in die tijd normaal, maar wij waren op zoek naar een manier om dat meer efficiënt vorm te geven. Mijn voorganger heeft onderzocht welke bedrijven hierin iets kunnen betekenen. Wie zijn er goed in het bouwen van applicaties die kunnen helpen om wachtlijstinzichten te geven? Bij Entrace werd al heel snel duidelijk dat we als organisatie konden meedenken over de software en ook wensen kenbaar konden maken. We werden altijd serieus genomen. Die samenwerking heeft ervoor gezorgd dat we heel tevreden en heel blij terugkijken op de keuzes die wij binnen onze organisatie gemaakt hebben.”

Herimplementatie voor nog meer efficiëntie

In 2021/2022 heeft Cello opnieuw Entrace geïmplementeerd geeft Susan aan: “De data was in de loop der tijd een beetje vervuild geraakt. Dat lag niet aan Entrace, dat lag vooral aan de gebruikers aan onze kant. We zijn daar nu veel scherper in. Die herimplementatie heeft ervoor gezorgd dat wij veel beter weten wat we willen en hoe je dat wegzet.

Aan de andere kant hebben we gemerkt in de samenwerking met Entrace dat als wij wensen hebben, dat zij daar soms al oplossingen voor hebben die zij hebben ingezet voor andere aanbieders, bijvoorbeeld in de gehandicaptenzorg of ouderenzorg. Dan kunnen wij meeliften op de wensen van andere collega-zorgaanbieders. Het mooiste van Entrace is: de praktijk blijft centraal staan. Dat is hun kracht. Niet het systeem staat centraal, waarbij jou als afnemer gezegd wordt dat iets wel of niet kan. De mensen op de wachtlijst, die staan centraal.”

Een systeem dat meegroeit

De mensen die vandaag de dag op de wachtlijst komen, geven andere dingen aan dan de mensen die tien jaar geleden op de wachtlijst kwamen. Dat heeft ook gevolgen voor de vastlegging, weet Susan: “Gelukkig is Entrace een systeem dat mee kan groeien. Daarin worden wij als organisatie heel fijn ondersteund.”

Cello werkt met NEDAP ONS® als ECD. Entrace heeft al sinds 2017 een koppeling met dit ECD waar Cello veel profijt van heeft. Maar er is meer, vertelt ze: “We zijn de laatste jaren nog een stuk verder gegaan. Het gaat nu zelfs zover dat Entrace gekoppeld is aan de BI-tool (Business Intelligence-tool, software voor bedrijfsdata) die actuele cliëntgegevens kan ophalen over beschikbare bedden, hoeveel opties er zijn en hoeveel leegstand er is. Die actuele informatie kan gedeeld worden door iemand die de rapportage maakt. Die kan op elk moment van de dag geraadpleegd worden door mensen die deze informatie nodig hebben.”

Lijn en staf spreken dezelfde taal

Een bijkomend voordeel van de inzet van Entrace is dat de lijn- en stafmedewerkers elkaar beter begrijpen, aldus Susan: “Dankzij de manier waarop we nu informatie delen zijn we dezelfde taal gaan spreken. Collega’s die niet bij de afdeling Zorgwijzer werken, begrijpen steeds meer voor welke opdrachten we met elkaar staan. Dat was een paar jaar geleden veel minder het geval. Dus het heeft geholpen dat wij hele goede data hebben weten aan te leveren na de herimplementatie van Entrace, zodat er zicht kwam op bijvoorbeeld beschikbare bedden. Cijfers en data bekrachtigen een verhaal, ook richting ons MT.”