De schijnveiligheid van een gevulde wachtlijst

Loop een willekeurige zorgorganisatie binnen en vraag naar de instroom. De kans is groot dat er dan een Excel-sheet of een dashboard tevoorschijn komt. Keurig gesorteerd op datum, voorzien van een naam, een geboortedatum en een Burgerservicenummer (BSN, tenminste als het van de functionaris gegevensbescherming mag). Het ziet er georganiseerd uit. Het geeft grip, zo lijkt het.

Maar in de praktijk is zo’n traditionele wachtlijst een black box. Want wat zegt een naam op een lijstje nu écht over de zorg die morgen, volgende week of over een maand geleverd moet worden? Vrijwel niets.

Wanneer we zorgvragen niet structuren, sturen we in de zorgsector blind op capaciteit. Het resultaat? Een piepend en krakend systeem waarin zorgbemiddeling te vaak een 'houtje-touwtje'-operatie is die volledig leunt op de creativiteit en de hoofden van een aantal onmisbare medewerkers.

Mensen zijn geen 'betaaltitels'

Het kernprobleem van de huidige zorglogistiek is dat de instroom vaak puur financieel of administratief wordt aangevlogen. Er wordt gekeken naar de indicatie en de bijbehorende financiering. Maar een cliënt is geen wandelende betaaltitel.

Om écht te kunnen sturen op de toekomst, moet een zorgvraag vertaald worden naar een bruikbaar en gedetailleerd profiel.

· Persoon A heeft de indicatie 'dementie'.

· Maar wat als Persoon A daarnaast zwaarlijvig is én in een rolstoel zit?

Op het moment dat je die specifieke factoren niet direct bij de voordeur categoriseert, tast de rest van de organisatie in het duister.

"Als je niet weet hoeveel mensen op je wachtlijst een rolstoel nodig hebben, hoe kun je dan je vastgoedontwikkeling vormgeven? Hoe weet je of de natte ruimtes goed zijn ingericht, of dat er aan de juiste zijde van het toilet ondersteuning mogelijk is? Om maar niet te spreken over benodigde expertise die nodig is. Het categoriseren van de vraag is de basis voor je hele bedrijfsvoering."

— Jonathan Heesen, Entrace

De ketenreactie: van vastgoed tot HR-beleid

Het ontbreken van gestructureerde vraagprofielen heeft een direct lijdend effect op de hele bedrijfsvoering van een zorgaanbieder:

Vastgoed & Facilitair
Er worden kamers of appartementen ontwikkeld of gerenoveerd zonder dat er harde data zijn over de fysieke beperkingen van de instroom die er over zes maanden aankomt.

HR & Opleidingen
Als er een verschuiving plaatsvindt in de complexiteit van de zorgvragen (bijvoorbeeld een toename in specifieke Parkinson- of dementiecasussen), moet je HR-beleid hierop anticiperen. Welke expertise hebben medewerkers nu nodig? Welk opleidingsniveau moeten medewerkers dan hebben? Zonder categorisering aan de voordeur loop je hier continu achter de feiten aan.

Wachttijdbeheer
Zolang cliënten op een lijst staan, is er een communicatieverplichting. Als je niet weet wie ze zijn en wat ze nodig hebben, kun je ze tijdens de wachttijd niet adequaat volgen of geruststellen. 

Entrace: van theoretisch aanbod naar feitelijke capaciteit

De oplossing zit in het verzakelijken en structureren van het bemiddelingsproces vóórdat de zorg daadwerkelijk start. Dit is exact waar Entrace als operationele tool de keten versterkt. Het is geen Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) voor de registratie achteraf, maar een slimme laag aan de voordeur die de zorgvraag direct ontleedt en matcht met het actuele aanbod.

De belangrijkste filosofische verschuiving die zorgorganisaties hierin moeten maken, is het sturen op de ondergrens van capaciteit. De vraag: "Bieden wij dit type zorg?" is makkelijk te beantwoorden met een ja op basis van de website of de zorginkoopcontracten. Maar de échte vraag die ertoe doet om de burger te helpen is: "Hebben wij vandaag de capaciteit en de juiste expertise op de juiste plek om deze specifieke mens te helpen?"

Grip op de voordeur

Zorgbemiddeling is en blijft mensenwerk; de menselijke maat mag nooit verdwijnen. Maar door de data achter de zorgvraag te structureren met Entrace, ontstaat er ruimte voor die menselijke maat. Het haalt de hectiek uit de waan van de dag en brengt de regie terug bij de organisatie.

Het is tijd om de Excel-lijstjes los te laten en te gaan sturen op de werkelijke dynamiek van de zorgvraag. Alleen dan krijgt de juiste burger, op de juiste tijd, de juiste zorg.

Meer weten over hoe Entrace jouw organisatie kan helpen?

Neem contact met ons op.